آیا تا به حال به پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی در سازمان خود فکر کرده اید؟

فرض کنید، شما تصمیم گرفته اید که یک سیستم مدیریت دارایی را در سازمان خود پیاده سازی کنید. اکنون مهم است که بدانیم که این سیستم چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد تا بهترین نتیجه ممکن را به سازمان شما ارائه دهد؛ همچنین، برای افزایش طول عمر دارایی‌های سازمان شما موثر، عمل کند.

با این حال  برای انجام این کار، باید قبل از پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دارایی، سؤالاتی از خود بپرسید، مثلاً نیاز سازمان شما چیست؟ آیا این سیستم نیازها را برآورده می‌کند؟ این سیستم چقدر موثر خواهد بود؟ چه کسی از این سیستم استفاده خواهد کرد؟

هنگامی که پاسخ این سوالات را دریافت کردید، به دنبال ویژگی‌های ذکر شده در این مقاله می گردیم.

7 ویژگی که هنگام پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی باید به آن‌ها توجه کرد

ویژگی‌های سیستم مدیریت دارایی:

1. ردیابی دارایی

اساسی‌ترین و در عین حال قدرتمندترین ویژگی یک سیستم مدیریت، ردیابی دارایی است. این ویژگی به شما امکان می‌دهد که جزئیات دقیق را در زمان آنلاین ببینید. در مرحله دوم، به شما در برنامه ریزی فرآیند نگهداری دارایی کمک می‌کند و همچنین نقش حیاتی در افزایش طول عمر یک دارایی دارد.

2. هاست ابری

برای داشتن یک سیستم مدیریت دارایی عالی، باید از هر جایی به دنبال اطلاعات در مورد دارایی ‌های خود باشید. هنگامی که یک نرم افزار، سیستم مبتنی بر ابر داده دارد، دسترسی به آن از طریق یک مرورگر در سراسر جهان از هر وسیله ای مانند موبایل، تبلت و موارد مشابه دیگر، بسیار آسان است. این ویژگی برای زمان‌هایی که در حال سفر یا دور از دفتر کار خود هستید؛ واقعاً مفید است.

3. ساده و آسان برای استفاده

از آنجایی که ما در حال حاضر مشکلات زیادی در زندگی خود داریم، نمی‌خواهیم مشکل دیگری را در کار خود نیز اضافه کنیم. بنابراین سعی کنید روزانه نرم افزارهایی را در سازمان خود پیاده سازی کنید که استفاده از آن‌ها بسیار آسان باشد. به طور مشابه، یافتن گزارش‌ها نباید فرآیند پیچیده‌ای باشد تا بتوان فرآیند آن را ساده نگه داشت. به همین دلیل است که یک سیستم مدیریت دارایی شخصی باید کمک دهند، ساده و در عین حال موثر باشد.

4. محدودیت استفاده کاربران

محدودیت استفاده کاربران برای نگهداری دقیق داده ها بسیار ضروری است.

به عنوان مثال فرض کنید سازمان شما دارایی‌های خود را از طریق یک صفحه اکسل مدیریت می‌کنید و ممکن است چندین کاربر بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.

کل این سناریو می‌تواند باعث هرج و مرج و عدم تطابق دارایی‌ها و اطلاعات درج شده در این نوع سیستم شود. اما با داشتن یک سیستم صحیح، می‌توانید کاربر را محدود به؛ به روز رسانی برای ارسال اطلاعات دقیق کنید؛ همچنین صحت این اطلاعات توسط سایر کارمندان و ادمین‌ها بررسی شود.

حتی اگر سازمان شما کوچک باشد (10-15 کارمند) یا متوسط ​​(50-100 کارمند) یا اگر دفتر شما شعبه‌های دیگری نیز دارد یا خیر؛ مهم است که بدانید چه تعداد کاربر و چه کسانی قرار است از سیستم شما استفاده کنند.

این مطلب را هم بخوانید: چگونه یک نرم افزار ردیابی؛ می‌تواند کارایی سازمان شما را افزایش دهد

5. برنامه کاربر پسند و موبایل پسند

همانطور که قبلا ذکر کردیم، سیستم یا برنامه باید تا آنجا که می‌تواند ساده و استفاده از آن آسان باشد. باید برای موبایل قابل استفاده و همچنین کاربر پسند باشد. یک کاربر باید بتواند نرم افزار یا برنامه را قالب بندی کند، به عنوان مثال یک مدیر باید بتواند تمام فیلدها را مطابق با نیاز شرکت، ایجاد و سفارشی کند؛ به طوری که اطلاعات دارایی‌ها، به راحتی حفظ شود.

6. حسابرسی دارایی برنامه ریزی شده

حسابرسی برای تأیید اینکه سازمان شما دارای چه دارایی‌ها و در کجاها قرار دارد؛ بسیار مهم است. بخش حسابرسی در هنگام محاسبه مالیات نقش مهمی ایفا می‌کند. نرم افزار حسابرسی به شما این امکان را می‌دهد تا بازه زمانی حسابرسی خود را برنامه ریزی کنید و به روز رسانی وضعیت را در این فرآیند، دریافت کنید.

7. ورود و خروج دارایی ‌ها

چک کردن ورود و خروج دارایی‌ها؛ یکی از مهم ترین ویژگی‌های این نرم افزار، برای سازمان شما است و می‌تواند میزان دقت عملیات را بهبود بخشد و زمان صرف شده برای انتقال و دریافت دارایی‌ها را کاهش دهد. از طریق گزینه جستجو، می‌توانید دارایی را با نام، برچسب، نام فروشنده، نام کارمند و موارد دیگر پیدا کنید.

این ویژگی برای صنایع یا شرکت‌هایی که دارایی‌های زیادی دارند؛ بسیار مفید است و این امکان را به چندین دارایی برای ورود و خروج در یک تراکنش می‌دهد.

 این مطلب را هم بخوانید: هرآنچه که باید در مورد نرم افزار تعمیر و نگهداری تجهیزات بدانید

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت دارایی چیست؟

1. نگهداری اطلاعات دقیق از دارایی ها.

2. تضمین فرآیند نگهداری دارایی.

3. کاهش هزینه‌های نگهداری.

4. افزایش کارایی ماشین آلات.

5. کاهش زمان توقف و افزایش زمان کار.

6. صرفه جویی در دارایی، جلوگیری از سرقت و جابجایی.

هدف استفاده از سیستم مدیریت دارایی

هدف استفاده از سیستم مدیریت دارایی؛ کاهش هزینه‌ها از طریق بهبود فرآیند خرید، استفاده بهتر از دارایی‌ها و مدیریت بهتر چرخه عمر کلی دارایی است. یک نرم افزار مدیریت دارایی؛ می‌تواند ریسک شناسایی شده را با رعایت مقررات، به حداقل برساند.همچنین شما را قادر می‌سازد تا تعداد نامحدودی کاربر را در یک پلتفرم با ویژگی‌های محدودیت برای استفاده ازآن‌ها ایجاد کنید. این سیستم یک برنامه همه کاره است که در آن می‌توانید کارهای اداری سازمان خود را در چندین سایت؛ از یک مکان واحد، انجام دهید.

به عنوان مثال، می‌توانید به کاربران تیم خود اجازه دهید تا تمام اطلاعات مربوط به محصول و موارد مربوطه را در برنامه مشاهده کنند.  

این مطلب را هم بخوانید: چرا انتخاب نرم افزار مدیریت ناوگان نیک آوازه؟